Переезжаем вместе с работодателем в другую местность. Перевод работника в другую местность Взыскание с работника компенсации при переезде

Увольнение при переезде организации часто влечет множество трудовых споров. Такое увольнение может быть законным только при условии соблюдения работодателем ТК РФ. Основанием для увольнения сотрудника может быть только его отказ от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность.

Под «другой местностью» имеется в виду переезд организации в другой населенный пункт. Перемещение организации в пределах одного населенного пункта не считается перемещением в другую местность.

С теми работниками, которые согласятся на такие изменения, необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, в которых указать новое место нахождения организации. С остальными сотрудниками трудовой договор прекращается по основанию, предусмотренному п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Уведомление работника о переезде организации в другую местность

Если юридическое лицо решило поменять свое местонахождение, то оно должно уведомить работников об этом за 2 месяца в письменной форме. Уведомление должно содержать следующую информацию:

новый адрес местонахождения, где будет осуществляться деятельность;
срок переведения учреждения в новую местность и, соответственно, дата начала работы сотрудника на новом месте (работодатель должен четко определить сроки переезда; если в установленные сроки работодатель не переехал, то делается повторное уведомление);
гарантии, предоставляемые сотруднику в связи с переездом, в том числе состав, способ и суммы возмещаемых сотруднику расходов;

Перевод, связанный с переездом компании в другую местность, влечет за собой возмещение затрат, а именно:

на переезд к месту работы, как самого сотрудника, так и членов его семьи;
на транспортировку его имущества;
на устройство в новой местности.

В уведомлении так же можно указать порядок и характер компенсации затрат, а так прописать срок, в течение которого сотрудник должен уведомить работодателя о согласии на перевод либо об отказе от него;

Если в указанный срок, работник не дал ответа по перемещению его в другую местность, то это рассматривается как отказ от перевода.

Для оптимизации документального оформления целесообразнее издать единый приказ (уведомление) о перемещении организации в другую местность и довести его до сведения всех работников под расписку. Если сотрудник отказывается от проставления подписи, составляется акт об отказе от ознакомления. Согласие или отказ от перевода следует получить от каждого сотрудника индивидуально в произвольной письменной форме.

При отказе от перевода сотрудника необходимо уволить. Это увольнение распространяется и на беременных, и на женщин, которые воспитывают детей до 14 лет, и к остальным льготным категориям. Это оформляется приказом, в котором в качестве основания указывают ссылку на решение о переезде компании и на отказ работника, на перевод. Сотрудника нужно ознакомить с приказом под роспись.

Прекращение трудовых отношений по данному основанию производится при отказе сотрудника от перевода в местность, расположенную за границами административно-территориального образования, где находится место работы сотрудника.

Важно!!! отказ от перевода в филиал или представительство не является основанием для увольнения по данному основанию. Уволить сотрудника можно, только если он отказывается работать у работодателя при его перемещении в другую местность.

Порядок увольнения

При увольнении сотрудника в связи с переездом организации необходимо соблюдать следующий порядок:

Уведомить работника о перемещении работодателя в другую местность за 2 месяца;
Уведомление регистрируется; в соответствующем журнале;
Получение от сотрудника заявление об отказе от работы в связи с переводом в другую местность;
Заявление должно быть зарегистрировано в соответствующем журнале;
Издается приказ о прекращении трудового договора по форме Т-8 или Т-8а

об увольнении сотрудников в связи с отказом о переезде;

Регистрация приказа в журнале регистрации приказов;
Ознакомить сотрудника с приказом о расторжении трудового договора под роспись;
Бухгалтерия составляет записку-расчета;
Внесение записи о расторжении трудового договора в трудовую книжку и личную карточку работника и попросить увольняемого расписаться как в личной карточке, так и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
Выплачивается заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск и иные пособия, положенные при увольнении;
Работнику выдается на руки трудовая книжка и справка о доходах 2НДФЛ за последние два года.

Типичные ситуации из практики

Ситуация 1: Филиал фирмы “Дикси логистик” выдал уведомление о том, что в Рязани он закрывается в связи с переносом в Серпухов. Работником предложена работа в Серпухове. От Рязани это далеко. Что будет, если работник откажется от переезда, обязаны ли ему выплатить пособие, как при сокращении или ликвидации (то есть 2-х месячную зарплату). На принятие решения дали 3 дня. Работа филиала прекращается с 1 июня. Из Рязани уезжать работник (мой сын) не хочет. Как поступить, чтобы не потерять положенные выплаты и не остаться без работы хотя бы до 1 июня?

Согласно трудовому законодательству, предупредить об изменении такого условия, как место расположения работы, работодатель обязан был не позднее, чем за 2 месяца до того, как все должно переехать (об этом говорит ст. 74 ТК РФ) . При этом работодатель обязан предложить любую вакансию, подходящую по состоянию здоровья, в том числе даже если для этого нужно переехать в другую местность. При этом организация обязана возместить затраты на переезд и обустройство на новом месте. Работник же имеет право отказаться. Если ваш сын переезжать не хочет, в таком случае будет увольнение по п. 9 ст. 77 ТК РФ: отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем. В этом случае компенсация не выплачивается, так как в этом случае увольнение происходит по желанию работника.

Ситуация 2: “Организация переезжает в новый офис в другой район города. Один из работников категорически отказывается переезжать, но готов уволиться только с выплатой компенсации за 3 месяца. Руководитель платить отказывается. Как быть?”

Действия работодателя зависит от того, указан ли адрес прежнего офиса в трудовом договоре в качестве места работы. Рассмотрим два варианта:

Адрес место работы не указан в трудовом договоре.

Если другие условия трудового договора не поменялись, тогда работник продолжает работать на прежней должности, выполнять те же обязанности и получать заработную плату в прежнем размере, только в новом офисе в том же городе и это не будет являться изменением условий трудового договора.

Работник, не согласен с переездом, и не выходит на работу в новый офис. Это можно расценить как прогул. И работодатель вправе уволить работника за прогул и это будет законно. В этом случае работник может расстаться с работодателем по собственному желанию.

Адрес место работы указан в трудовом договоре.

При таком варианте условия трудового договора изменятся, и работодатель будет обязан соблюсти определенную процедуру, предусмотренную действующим трудовым законодательством. Работодатель должен предупредить работника за 2 месяца об изменении адреса. Отказ работника от подобных изменений может повлечь за собой его увольнение по соответствующему основанию (п. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ). При таком увольнении работнику действительно причитается выходное пособие, но в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 174 Трудового кодекса РФ).

Организация, расположенная в районах Крайнего Севера (РКС) вызывает на работу специалистов из стран ближнего зарубежья, например из Украины. При этом мы должны компенсировать расходы, связанные с переездом в РКС (ст. 35 Закона РФ N 4520-1). Вопрос признания выплат работникам в расходах при исчислении налога на прибыль является для работодателей очень важным.1. Имеем ли мы право компенсировать затраты, связанные с оплатой проезда специалисту постоянное место жительства которого г. Киев.2. И в случае компенсации можно ли отнести на себестоимость затраты, связанные с оплатой проезда.

1) организация, расположенная в районе Крайнего Севера, финансируемая не из федерального бюджета, также вправе компенсировать расходы по оплате стоимости проезда будущего сотрудника.

2) при расчете налога на прибыль расходы на переезд до места работы нового сотрудника до заключения с ним трудового договора можно учесть в составе прочих, если они являются экономически обоснованными. Например, обосновать выплату компенсации можно тем, что новый сотрудник обладает высокой квалификацией и прием его на работу имеет решающее значение для деятельности организации. Поэтому оплата расходов на его переезд как условие выхода на работу будет иметь высокую экономическую отдачу.

В бухучете такие расходы относятся к прочим.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.

1.Трудовой кодекс Российской Федерации

«Статья 326. Компенсации расходов, связанных с переездом

Размер, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом, лицам, работающим в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации, устанавливаются органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, - органами местного самоуправления, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами*».

Бухучет

В бухучете начисление компенсации сотруднику за его переезд на работу в другую местность отражайте по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, и какие функции он выполняет, при начислении компенсации делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация в связи с переводом сотрудника на работу в другую местность.

Ситуация: можно ли оплатить переезд на новое местожительство иногороднему сотруднику. Организация заключила с сотрудником трудовой договор. По предварительной договоренности с организацией сотрудник переезжает на работу из другого города в ту местность, где находится организация

Да, можно.

При переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы, связанные:

с переездом самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);
с обустройством на новом местожительстве.

Расходы возмещаются в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

Такой порядок предусмотрен статьей 169 Трудового кодекса РФ.

Однако правила статьи 169 Трудового кодекса РФ распространяются только на ситуации, когда на момент переезда сотрудник состоит в трудовых отношениях с тем же работодателем, по договоренности с которым он переезжает. То есть при найме нового сотрудника, в том числе иногороднего, и компенсации ему расходов по переезду руководствоваться статьей 169 Трудового кодекса РФ нельзя. Подтверждает такой вывод Минфин России в письме от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, это не означает, что устанавливать дополнительные компенсации сотрудникам организация не вправе. Запрета улучшать положение сотрудников в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация вправе возместить принимаемому на работу иногороднему сотруднику расходы на его переезд в другую местность (ст. 41 ТК РФ).*

От того, на каких основаниях возмещены расходы сотрудника на переезд, зависит порядок налогообложения произведенной выплаты.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на переезд нового сотрудника до места его новой работы (если в трудовом договоре уже указан адрес местонахождения организации или трудовой договор с ним еще не заключен)

В случае найма нового сотрудника и оплаты проезда до места его работы, указанного в трудовом договоре, применение положений статьи 169 Трудового кодекса РФ является необоснованным. Аналогичный порядок распространяется на оплату расходов на переезд нового сотрудника, с которым еще не заключен трудовой договор. Следовательно, при расчете налога на прибыль такие затраты нельзя учесть на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

На момент переезда с сотрудником должен быть оформлен трудовой договор, в котором предусмотрена выплата компенсации расходов по переезду и обустройству. При расчете налога на прибыль сумму данной компенсации можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть положения статьи 169 Трудового кодекса РФ применяются в случае, когда сотрудник по согласованию с организацией переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на новое место работы.*

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773, от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138, от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, в случае, когда с новым сотрудником заключен трудовой договор, в котором указан новый адрес местонахождения организации, расходы, связанные с его переездом, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании другой статьи затрат – в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие – выплата такой компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773 и от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138. Несмотря на то что указанные разъяснения адресованы организациям, которые компенсируют расходы на переезд иностранным сотрудникам, их можно применить и в случае переезда граждан России.

Следует отметить, что в частных разъяснениях специалисты ФНС России придерживаются иной позиции. Они указывают, что суммы компенсации затрат на переезд новых сотрудников нельзя включить в состав расходов на оплату труда, поскольку они не являются вознаграждением за труд (несмотря на то, что такие выплаты предусмотрены трудовым договором). Следовательно, они не учитываются при налогообложении прибыли. Таким образом, включение затрат на переезд новых сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, в состав налоговых расходов может вызвать возражения со стороны проверяющих.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по переезду нового сотрудника до момента заключения с ним трудового договора. Они заключаются в следующем.

При расчете налога на прибыль учитываются расходы, которые экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если организация сможет доказать, что оплата расходов на переезд до места работы нового сотрудника (до заключения с ним трудового договора) является экономически обоснованной, она может учесть их в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Например, обосновать выплату компенсации можно тем, что новый сотрудник обладает высокой квалификацией и прием его на работу имеет решающее значение для деятельности организации. Поэтому оплата расходов на его переезд как условие выхода на работу будет иметь высокую экономическую отдачу*.

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и
кадровых ресурсов Минздрава России

В театр приезжает устраиваться на работу актриса из другого города, она молодой специалист. Вправе ли театр оплатить транспортные расходы будущей сотрудницы, как осуществить это законным способом? Кроме того, имеются ли законные возможности единовременной выплаты или иных форм денежной помощи актрисе как молодому специалисту?

Ответ

Да, вправе.

Однако сначала следует заключить трудовой договор, в котором прописать порядок возмещения затрат на переезд и выплаты денежной помощи. Установить дополнительные гарантии и компенсации туровым договором позволяет ТК РФ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и в материалах «Системы Главбух» .

«Компенсация переезда иногороднему сотруднику

Ситуация: можно ли оплатить переезд на новое местожительство иногороднему сотруднику, с которым заключен трудовой договор. По предварительной договоренности сотрудник переезжает на работу из другого города в местность нахождения организации

Да, можно.

с переездом самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);
с обустройством на новом местожительстве.

Расходы возмещаются в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

Такой порядок предусмотрен Трудового кодекса РФ.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсации фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность (в т. ч. за рубеж и в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности), предусмотренные внутренними документами организации (например, трудовым договором), не облагаются:

НДФЛ ( , письма Минфина России , );
взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование ( , );
взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ( , ).

При этом, в случае если сотрудника направляют на работу за границу, в состав не облагаемых НДФЛ расходов по переезду включается и стоимость визы ().

Условием освобождения компенсаций от НДФЛ и страховых взносов является наличие на момент переезда трудовых отношений между сотрудником и работодателем, по договоренности с которым он переезжает (). При найме нового сотрудника оплата его проезда до места работы, указанного в трудовом договоре, компенсацией не признается. До заключения трудового договора нормы Трудового кодекса РФ не применяются. Поэтому, если организация все-таки компенсирует будущему сотруднику расходы на переезд, с суммы выплат нужно удержать НДФЛ ( , п. и ст. 226 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не начисляйте и в этом случае, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений. И такие выплаты не соответствуют определению объекта обложения страховыми взносами, которое приведено в статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Нет оснований и для начисления взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ().

Ситуация: как учесть при начислении НДФЛ, страховых взносов компенсацию расходов по найму жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность

С компенсации расходов по найму жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность (в т. ч. и вместе с организацией), удержите НДФЛ. На сумму компенсации таких расходов начислите страховые взносы.

Налоговым кодексом РФ предусмотрено освобождение от налогообложения расходов по переезду (). Трудового кодекса РФ определено, что при переезде сотрудника на работу в другую местность работодатель обязан возместить ему расходы:

по переезду и провозу имущества;
по обустройству на новом месте жительства.

Возмещение организацией расходов по найму жилья (аренде квартир) для сотрудников, а также оплата организацией таких расходов за сотрудников Трудового кодекса РФ не предусмотрены. Значит, подобные выплаты под действие норм статьи 217 Налогового кодекса РФ не подпадают, и организация как налоговый агент обязана рассчитать, удержать и перечислить налог с данных выплат в бюджет. Такой вывод следует из положений статьи 209, статьи 210 и статьи 226 Налогового кодекса РФ. Аналогичную позицию высказал Минфин России в письмах , .

Если сотрудника направляют на работу за границу, то суммы возмещения расходов по найму жилья относятся к его доходам, полученным от источников в России, поскольку такое возмещение не является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей ( , ст. 208 НК РФ). Следовательно, организация должна удержать НДФЛ с суммы такой компенсации независимо от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом ( ст. 207, НК РФ). При этом налог с суммы компенсации удерживайте по ставке 13 процентов (если сотрудник считается резидентом) или по ставке 30 процентов (если человек стал нерезидентом) (п. и ст. 224 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в .

На сумму компенсации расходов по найму жилья начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Данные выплаты осуществляются в рамках трудового договора и не входят в перечень сумм, на которые не начисляются страховые взносы ( , Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и , Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Главбух советует: организация может не удерживать НДФЛ и не начислять страховые взносы с сумм возмещения расходов на аренду жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другой город, если такая оплата предусмотрена в трудовом договоре. Помогут такие аргументы.

Данные выплаты непосредственно связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей и носят компенсационный характер (). Следовательно, они не могут быть включены в доход сотрудников, облагаемый НДФЛ. Такую точку зрения подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления , ФАС , ).

Возмещение расходов на аренду жилья в другом городе не может рассматриваться и в качестве выплат, облагаемых страховыми взносами. Дело в том, что взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляются на выплаты и вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров ( , Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ). Но компенсация расходов на оплату жилья не является элементом оплаты труда, поскольку не зависит от квалификации сотрудника, сложности, качества выполняемой им работы. То есть она не считается вознаграждением за труд. А раз так, страховые взносы на сумму компенсации за жилье начислять не нужно. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такой подход (см., например, определения , постановления ФАС Попробуйте бесплатно

Один из участников форума журнала «Главбух» впервые столкнулся с необходимостью компенсировать сотруднику так называемые подъемные. Как лучше оформить такие выплаты документально, чтобы было меньше проблем с налогами? Этот вопрос вызвал очень оживленное обсуждение.

Вопрос бухгалтера

Сотруднику, который переехал из другого города, нужно выплатить подъемные (в том числе возместить затраты на проезд). Но документы, подтверждающие расходы на переезд (билеты, багажные квитанции и т. п.), он не сохранил. Получится ли в этой ситуации учесть подъемные при расчете налога на прибыль? Придется ли начислять с них ЕСН, НДФЛ и взносы?

Что посоветовали на форуме

Один из коллег-бухгалтеров вспомнил, что существует постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи в их переездом на работу в другую местность». Но тут же уточнил — оно распространяется только на бюджетников, а обычные компании применять его не должны. И предположил, что признать расходы можно, если они предусмотрены в трудовом договоре и есть документы, подтверждающие расходы на проезд.

Тогда автор вопроса рассудил: раз документов нет, выплату лучше провести как материальную помощь. Но от этого варианта его отговорили — учесть такой расход при расчете налога на прибыль не получится. К тому же с суммы материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год, нужно платить НДФЛ (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Еще один коллега решил, что при отсутствии проездных документов компенсацию сотруднику расходов на переезд можно учесть в размере минимальной стоимости проезда (железнодорожным, водным или автомобильным транспортом, а при необходимости и самолетом).

Комментарий редакции

Ситуации, когда сотрудник переезжает на работу в другую местность по предварительной договоренности с работодателем, посвящена статья 169 Трудового кодекса РФ. Она обязывает компанию возместить переехавшему сотруднику расходы:

—на переезд работника и членов его семьи;
—на провоз имущества;
—на обустройство на новом месте жительства.

Конкретные размеры компенсационных выплат компания вправе установить самостоятельно, указав их в трудовом договоре. Как правильно заметили участники форума, нормы подъемных для коммерческих организаций не установлены.

Таким образом, автору вопроса на форуме нужно посмотреть, как сформулирован соответствующий пункт в трудовом контракте с сотрудником. Если условие о выплате подъемных там не предусмотрено, можно заключить дополнительное соглашение. Но оно должно быть датировано днем, предшествующим переезду сотрудника на новое место работы.

Чаще всего в трудовом договоре предусматривают разовую фиксированную компенсацию расходов на переезд и обустройство (например, в размере 0,5 оклада). В отдельных случаях к ней добавляют ежемесячное возмещение расходов сотрудника на проживание. Ответим по порядку на все вопросы о налого-обложении таких выплат.

Можно ли учесть подъемные при расчете налога на прибыль

Признать такие выплаты в расходах, уменьшающих налоговую прибыль, можно. Сделать это позволяет подпункт 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Кодекс относит суммы выплаченных сотрудникам подъемных к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Обратите внимание: списать суммы подъемных можно только после фактической выплаты (независимо от метода, которым организация определяет доходы и расходы). Это следует из подпункта 4 пункта 7 статьи 272 и пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Важная тонкость: Налоговый кодекс РФ разрешает учитывать подъемные «в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ». В специалисты Минфина России разъяснили, что здесь имеются в виду размеры, которые работодатель утвердил в трудовом договоре с сотрудником. И тут же напомнили: эти размеры должны соответствовать пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, то есть быть экономически обоснованными.

Нормы списания подъемных компания устанавливает сама. Казалось бы, при грамотном документальном оформлении проблем со списанием подъемных быть не должно. Но практика показывает, что при проверке бухгалтер должен быть готов аргументированно доказать инспекторам, что расходы на возмещение переехавшим сотрудникам действительно экономически обоснованны.

Сомнения у представителей ИФНС может вызвать ситуация, когда эти расходы превышают нормы, установленные для бюджетников в вышеупомянутом постановлении Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187. Дело в том, что раньше Минфин России долгое время требовал, чтобы при расчете налога на прибыль на эти нормы ориентировались не только госучреждения, но и коммерческие организации (см. например, письмо от 26 мая 2008 г. № 03-04-06-01/140).

Сейчас финансовое ведомство от этой позиции отказалось. Но некоторые налоговые инспекторы на местах полагают, что «сверхнормативные» расходы экономически необоснованны. И «снимают» их на этом основании. Если вы столкнетесь с такими претензиями, напомните налоговикам, что оценивать рациональность затрат компании они не вправе. А для подтверждения оправданности расходов достаточно того, что они возникли в результате деятельности, направленной на получение дохода (определения Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П и от 4 июня 2007 г. № 366-О-П). Также можно сослаться на постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2. В нем судьи подтвердили — нормы постановления Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187 к небюджетным организациям отношения не имеют.

Компенсации новым работникам безопаснее не учитывать. К сожалению, инициатор обсуждения на форуме не уточнил, при каких обстоятельствах компания возмещает работнику затраты на переезд. Однако для налогового учета расходов это имеет большое значение. По мнению Минфина России, статья 169 Трудового кодекса РФ применима, лишь если одновременно выполнены такие условия:

—подъемные выплачиваются сотруднику организации, с которым уже заключен трудовой договор;
—на момент переезда на новое место работы он уже выполнял свои трудовые обязанности у того же работодателя на старом месте работы.

А что если компания пригласила на работу нового специалиста из другого города и на момент его переезда трудовой договор еще не заключен? В этом случае учитывать оплату сотруднику переезда в составе подъемных специалисты Минфина России не разрешают. Они уверены, что к этой ситуации подпункт 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ неприменим. Это следует, в частности, из письма Минфина России от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140 .

Руководствуясь этим письмом, сотрудники ИФНС считают, что оплату переезда новому сотруднику нельзя учесть в налоговых расходах в принципе. Если компания не готова к судебным разбирательствам, лучше придерживаться именно этого подхода.

Но справедливости ради заметим: при желании с налоговыми инспекторами можно поспорить. При этом можно пойти одним из двух путей. Первый — доказать, что расходы на вышеуказанные выплаты экономически обоснованны. Скажем потому, что новый сотрудник обладает уникальной квалификацией. При таких обстоятельствах оплату затрат на переезд можно учесть в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Второй путь — не согласиться с Минфином России и списать затраты в составе подъемных. При этом лучше оформить работнику официальное приглашение. Сделать это можно задним числом. Данный документ подтвердит расходы на компенсацию проезда — в этом нас заверили в Роструде (см. ниже). Однако даже наличие приглашения не защитит компанию от претензий ИФНС. И отстаивать расходы скорее всего придется в суде.

Расходы на наем жилья Минфин к подъемным не относит. По мнению специалистов финансового ведомства, эти расходы не пре- дусмотрены в подпункте 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это следует из письма Минфина России от 13 июля 2009 г. № 03-04-06-01/165 . В нем же чиновники предлагают учитывать подобные затраты в составе расходов на оплату труда по статье 255 Налогового кодекса РФ. Для этого нужно, во-первых, чтобы оплата сотруднику проживания была указана в трудовом (или коллективном) договоре. Во-вторых, чтобы работник написал письменное заявление с просьбой выплачивать ему часть заработка в неденежной форме. А в-третьих, чтобы эта часть в каждом месяце не превышала 20 процентов от начисленной суммы зарплаты (ст. 131 Трудового кодекса РФ).

Заметим, что с этой точкой зрения тоже можно поспорить. Но делать это имеет смысл, только если представители компании готовы отстаивать ее интересы в суде. Аргументы здесь такие. Оплата переехавшим сотрудникам расходов по найму жилья — это по сути компенсация (ст. 164 Трудового кодекса РФ). Кроме того, ее можно отнести к выплатам, связанным с обустройством на новом месте. Такие выплаты упомянуты в статье 169 Трудового кодекса РФ. А значит, при расчете налога на прибыль они могут быть учтены в составе подъемных (постановление ФАС Уральского округа от 9 января 2007 г. № Ф09-11484/06-С2).

ЕСН, НДФЛ, пенсионные взносы и взносы на «травматизм»

Ответ на вопрос о том, нужно ли облагать выплаты переехавшему сотруднику «зарплатными» налогами, зависит от того, как эти выплаты учтены при расчете налога на прибыль.

Если выплаты списаны в составе подъемных, начислять с их суммы НДФЛ, ЕСН, пенсионные взносы не надо. Ведь эти выплаты относятся к установленным законодательством компенсациям. Минфин России подтвердил это в письме от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140 . Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний также платить не придется.

Оплату переезда новым сотрудникам, как мы уже говорили выше, Минфин России к компенсациям не относит. Поэтому с таких выплат чиновники требуют удерживать НДФЛ. Оспорить эту позицию можно только в суде (пример решения в пользу компании — постановление ФАС Уральского округа от 9 января 2007 г. № Ф09-11484/06-С2). Начислять ЕСН, пенсионные взносы и взносы на «травматизм» с выплат новым сотрудникам не нужно (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184). Ведь речь идет о возмещении расходов, которые человек понес до того, как с ним заключили трудовой договор.

И в заключение — о возмещении расходов на наем сотрудниками жилья. Такие выплаты Минфин России требует облагать НДФЛ, ЕСН и пенсионными взносами. Мотивируется это тем, что освобождение от этих налогов предусмотрено лишь для расходов по переезду и обустройству. Оплату затрат на наем жилья специалисты финансового ведомства к таковым не относят (письмо Минфина России от 13 июля 2009 г. № 03-04-06-01/165). Доказать неправомерность этого подхода у компании есть шанс лишь в суде (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 июня 2008 г. № А43-28282/2007-37-943). Заметим, что на страховые взносы от несчастных случаев этот подход не распространяется. Не начислять эти взносы с компенсации переехавшим сотрудникам расходов на жилье напрямую разрешает пункт 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765.