Как правильно составить повестку дня собрания. Как написать повестку дня для собрания Повестка дня общего собрания собственников

Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

• Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

• Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой . Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

Приобретение новой поточной линии;

Технологическая подготовка производства;

Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

Материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

• Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания . Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
• Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня . Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
• Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании , если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

Представители организаций-партнеров.

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант - это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

Бейджи

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

Ф.И.О. участников;

Их должности;

Наименование организации, которую представляет каждый участник;

Населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

Логотип организации, которую представляет участник;

Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

Перерывы

Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, - тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

Временные рамки

Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Уточните у председателя регламент каждого выступления.

Запланируйте перерывы, если это необходимо.

Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет - придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Повестка дня с временными ограничениями

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ

Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов - различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

Выделяют следующие виды протоколов:

. Краткий протокол - документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

. Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.

Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол - единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Шаг 1: готовим рабочее место

Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:

. Выберите для себя место в зале , где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).

. Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки . Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

. Запаситесь канцелярскими принадлежностями . Возьмите с собой 2-3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

. Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы : часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.

Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.

Шаг 2: фиксируем ход совещания

Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.

Как вести черновые записи?

1. Подготовьте листы для черновика протокола - их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Черновик протокола совещания. Лист № 1

Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:

Лист № 2 : «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;

Лист № 3

Лист № 4 : «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;

Лист № 5 : … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 6 : «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;

Лист № 7 : … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 8 : «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;

Лист № 9 : … (заполняется в ходе совещания).

2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом - возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:

В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ» . На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты . Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.

4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:

Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе

Все мы были на таких встречах, когда участники не подготовлены, люди сходят с намеченной темы и отстают, а обсуждаемые темы являются пустой тратой времени всей команды. Эти и подобные проблемы связаны с плохим планом повестки дня. Эффективная повестка дня задает ясные предоставления о том, что должно происходить до и во время собрания. Это помогает членам команды подготовиться, распределить время с умом, быстро получить от всех участников ответ по теме, и вовремя остановиться. Если во время беседы рождаются проблемы, то грамотно продуманная повестка дня дает команде возможность эффективно и быстро их решить.

Вот несколько советов по составлению эффективной повестки дня для ваших следующих встреч. Вы можете использовать нижеописанные советы в не зависимости от количества участников и в независимости от времени встречи.

Делайте акцент на том, что важно для членов команды

Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена на совещаниях, убедитесь что в повестку дня включены те темы, которые отражают их нужды, а не ваши. Попросите членов команды предложить темы для повестки дня, а также причины почему эти темы должны быть рассмотрены на совещании. Если вы в итоге решили не включать какую-то тему в дискуссию, то проявите ответственность и растолкуйте свои аркументы члену команды, который выдвинул тему.

Выберите те темы, которые касаются всей команды

Время встречи команды дорого и его сложно планировать. Нужно беречь время. Время следует использовать для решение тех вопросов, которые затрагивают сразу всю команду, и с другой стороны для их решения нужен мозговой штурм также всей команды. Зачастую это те люди, которые координируют свои действия в команде, потому что их подразделения взаимозависимы.

Например: Как лучше распределить общие ресурсы? Как сократить время отклика? Если большую часть встречи команда общается не на общие темы и на не взаимозависимые проблемы, то участники не смогут вовлечься в беседу и не будут присутствовать в дальнейшем.

Перечислите темы повестки дня в качестве вопросов, которые должна решить команда

Большинство тем повестки дня — это всего лишь несколько слов, которые складываются вместе для формирования таких фраз как «перераспределение офисных помещений». Это заставляет участников совещания задаться вопросом: «А что насчет перераспределения офисных помещений? » Когда вы сформулируете тему как вопрос, на который нужно ответить, он будет выглядеть следующим образом: «При каких условиях, если таковые имеются, мы должны перераспределить офисные помещения? ».

Вопрос дает возможность членам команды лучше подготовиться к дискуссии и на ходу следить за своими и чужими комментариями. Во время встречи любой, кто считает что началось обсуждение не по теме, может сказать что-то вроде: «Я не понимаю, как ваши слова связаны с обсуждаемым вопросом». Помогите мне понять связь? » Наконец, команда будет знать когда на вопрос был дан исчерпывающий ответ и обсуждение нужно завершить, чтобы не терять время и перейти к следующему вопросу.

Обратите внимание, чтобы целью темы был обмен информацией и принятие решений

Членам группы будет легче продуктивно взаимодействовать, если будут знать, что нужно не просто слушать, а вносить свой вклад и быть частью процесса принятия решений. Если участники будут думать, что они принимают решения, а вы просто хотите получить от них исходную информацию, то скорее всего они почувствуют разочарование в конце переговоров.

Информация лучше распределяются, если использовать небольшую часть встречи для ответа на вопросы участников. Если целью переговоров является принятие решения, определите правила для их принятия

Если вы формально являетесь лидером, то в начале повестки дня скажите: «Я хочу чтобы мы приняли это решение на основе консенсуса. Это означает, что каждый может содействовать поиску решения, учитывая его роль в команде. Если мы к концу совещания не сможем достичь консенсуса, то я оставляю за собой право самому принять решение, на основе нашего разговора. После я выскажу свое решение и почему я так решил «.

Реалистично оцените количество времени на каждую тему

Это служит двум целям. Во-первых, это заставит вас рассчитать сколько времени потребуется команде на каждую тему, ответы на вопросы, рассмотрения различных точек зрения, создания списка возможных решений и согласования порядка действий, вытекающих из обсуждения. Обычно лидеры недооценивают нужное количество времени. Если на вашей встрече десять человек, и вы задали десять минут на решение вопроса о распределении офисных помещений, то вы сильно недооценили время. Сделав простые расчеты, вы поймете что команде нужно больше времени. Команде нужно будет принять решение сразу после того, как каждый из десяти членов выскажется в течение минуты.

Во-вторых, ограниченное время позволит участникам совещания, адаптировать свои комментарии, высказываться кратко и по сути, чтобы не тратить много времени.

Цель тайминга — не в том чтобы останавливать обсуждение в тот момент, когда время истекло, иначе не удастся эффективно решить вопросы. Цель тайминга в том, чтобы лучше распределить время совещания, чтобы команда эффективно отвечала на поставленные перед ней вопросы.

Книга по теме: 45 инструментов фасилитатора. Техники организации групповой работы . Автор: Кристина Тишина. Книга для тех, кто хочет изучить профессиональные техники для повышения эффективности и создания ВАУ-эффекта на ваших совещаниях.

Распределите последовательность рассмотрения каждого пункта повести дня

Правила определяют последовательность шагов, по которым команда будет вместе двигаться, чтобы завершить обсуждение и в конце принять решение. Согласие команды на правила значительно повышает эффективность встречи, но лидеры редко это делают.

Если команда не согласится на правила, то процесс встречи будет проходить хаотично и не эффективно. Вероятно вы сталкивались с подобным на практике, когда одни члены команды определяют проблему, другие только задаются вопросом — почему именно эта проблема на повестке дня, третьи уже принимают решение.

Последовательность обращения к вопросам должна быть в письменной форме в повестке дня. Когда вы дойдете до очередного вопроса во время собрания, в конце скажите «Я предлагаю перейти к следующему вопросу. Во-первых, давайте возьмем около 10 минут, чтобы изучить всю необходимую информацию по вопросу, из документов, которые на столе перед вами. Во-вторых, давайте возьмем еще 10 минут, чтобы определить и согласовать любые предположения. В-третьих, еще 10 минут, чтобы определить и согласовать ваши интересы по каждому решению. Наконец, мы потратим еще около 15 минут для формирования решения, которое идеально учитывает все интересы и согласуется с нашей информацией. Есть какие-то предложения по этому плану ?

Покажите как нужно подготовиться к встрече

Распространяйте повестку дня среди всех участников за долго до встречи, чтобы команда могла ознакомиться с темами и вопросами и заранее подготовить свои мысли по каждому пункту повестки.

Определите, кто ответственный за ведение каждой темы

Кроме формального лидера собрания, кто-то должен нести ответственность за обсуждение конкретной темы повестки дня. Этот человек может предоставить все необходимые данные по теме и объяснить их. Указание каждого из этих лиц рядом с темой в листе с повесткой встречи гарантирует, что каждый из них будет отвечать за свою часть, подготовится и не забудет об этом перед собранием.

Создайте первую тему «Изменение повестки дня при необходимости»

Даже если вы и ваша команда совместно разработали крутую повестку дня перед собранием, найдите минутку, чтобы увидеть, нужно ли что-либо изменить в виду последних событий в организации.

Я когда-то встречался с командой старшего руководства. Когда мы рассмотрели повестку дня, я спросил их, нужно ли нам что-то изменить. Генеральный директор заявил, что он только что сообщил совету директоров о своей отставке. И поэтому нам необходимо существенно изменить повестку дня. Не всегда изменения в повестке такие драматичные, но, проверяя повестку перед встречей, вы сильно увеличиваете вероятность того, что команда будет использовать свое время встречи наиболее эффективно.

Обратная связь

Если ваша команда регулярно совещается, то эти два вопроса помогут образовать простой процесс непрерывного совершенствования: Что у нас получилось? Что мы хотим сделать по-другому до следующей встречи? Необходимо потратить всего лишь 5-10 минут и это позволит команде повысить эффективность, улучшить рабочие отношения и удовлетворенность всех членов команды.

Вот несколько вопросов, которые помогут определить что команда сделала хорошо, и что нужно изменить:

• Была ли повестка эффективно распределена по времени для подготовки каждого?
• Насколько хорошо члены команды подготовились к встрече?
• Насколько хорошо мы оценивали время, необходимое для каждого вопроса повестки дня?
• Хватило ли выделенного времени на принятие решений и обсуждений?
• Насколько хорошо мы погрузились в тему? Замечали ли участники моменты когда кто-то уходил от темы?
• Насколько эффективен процесс обсуждения для каждой темы повестки дня?

Если вы разрабатываете повестки дня, используйте эти советы.

1. Бюллетень для голосования по нескольким вопросам повестки дня общего собрания акционеров (образец)

   Документы делопроизводства предприятия → Бюллетень для голосования по нескольким вопросам повестки дня общего собрания акционеров (образец)

2. Образец. Повестка дня годового общего собрания акционеров

   Документы делопроизводства предприятия → Образец. Повестка дня годового общего собрания акционеров

   Ие: выносимые в повестку дня вопросы общего годового собрания акционеров указанные в п. 1-5 настоящего документа являются обязательными в соответствии со п. 3 ч. 1. ст. 47 фз рф "об акционерных обществах". пункты 1 и 2 настоящего документа представляются н...

3. собрании акционеров об утверждении повестки дня

   Документы делопроизводства предприятия → Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об утверждении повестки дня

   Ого счета акционера акционеру бюллетень no. формулировка и очередность вопроса повестки дня объявляется председателем собрания : формулировка решения объявляется председателем собрания голосов...

4. Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров

   Документы делопроизводства предприятия → Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров

   Ионерного общества "" "" 20 г. час. мин. лицевой счет акционера число голосующих акций (формулировка вопроса , поставленного на голосование, очередность его рассмотрения) +-+ +-+ +-+ за против воздержался +-+ +-+ +-...

5. Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао

   Документы делопроизводства предприятия → Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао

   из протокола общего собрания акционеров (полное наименование ао) повестка дня : 1. об изменении устава ао. по п. 1 выступил, предложил в связи (ф.и.о.) с изменением действующего законодате...

6. Образец. Обращение акционера в правление акционерного общества с требованием о созыве общего собрания (типовая форма)

   Документы делопроизводства предприятия → Образец. Обращение акционера в правление акционерного общества с требованием о созыве общего собрания (типовая форма)

   Рания ао со следующей повесткой дня : 1. 2. 3. обоснование: рассмотрение предложенных мной (нами) вопросов повестки дня не может быть отложено до следующего очередного общего собрания , которое предположительно состоится "" 20 г....

7. Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об избрании счетной комиссии

   Документы делопроизводства предприятия → Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об избрании счетной комиссии

   No. лицевого счета акционера количество голосов, принадлежащих акционеру бюллетень no. формулировка первого вопроса : 1. избрание счетной комиссии. формулировка решения: 1. образовать счетную комиссию общества в количестве человек...

8. Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об утверждении порядка распределения прибыли

   Документы делопроизводства предприятия → Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об утверждении порядка распределения прибыли

   Лицевого счета акционера количество голосов, принадлежащих акционеру бюллетень no. формулировка третьего вопроса : 3. рассмотрение порядка распределения прибыли общества за 20 год. формулировка решения: 3. утвердить порядок распр...

9. Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об утверждении внешнего аудитора общества

   Документы делопроизводства предприятия → Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об утверждении внешнего аудитора общества

   Ицевого счета акционера количество голосов, принадлежащих акционеру бюллетень no. формулировка шестого вопроса : 3. утверждение внешнего аудитора общества. формулировка решения: 3. утвердить внешним аудитором открытого акци...

10. Образец. Порядок ведения годового общего собрания акционеров открытого акционерного общества

    Документы делопроизводства предприятия → Образец. Порядок ведения годового общего собрания акционеров открытого акционерного общества

    20 года. председатель собрания - председатель совета директоров общества. (ф.и.о.) повестка дня собрания : вопрос no. 1 избрание счетной комиссии общества. вопрос no. 2 рассмотрение годового отчета общества, годового бухгалтер...

11. Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об избрании членов ревизионной комиссии

    Документы делопроизводства предприятия → Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об избрании членов ревизионной комиссии

    Лицевого счета акционера количество голосов, принадлежащих акционеру бюллетень no. формулировка пятого вопроса : 5. выборы ревизионной комиссии общества. формулировка решения: 5. избрать членами ревизионной комиссии оао "" сроком...

12. Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров (об изменении устава акционерного общества открытого типа) вопросы повестки дня : 1. о создании закрытого акционерного
13. Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества

    Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества

    Генерального директора, президента, учредителя, представителя и т.д.) ф.и.о., перечислить всех учредителей. рассмотрели вопросы повестки дня : 1. о создании закрытого акционерного общества "название общества" . 2. о составе учредителей. 3. о разме...

Никто не любит затянутые бесцельные собрания. Если вам необходимо написать повестку дня, то старайтесь не допускать такого развития событий. Составьте четкую повестку дня, определите все темы, которые необходимо рассмотреть, а также время, отведенное на каждый вопрос. Создайте и следуйте плану, чтобы эффективно провести встречу и не тратить ценное время коллег зря.

Шаги

Часть 1

Запросите информацию у коллег. Люди будут активнее участвовать в собрании, если позволить им влиять на повестку дня. Выслушайте предложения о том, что следует рассмотреть, и добавьте в документ подходящие вопросы.

• Можно заранее написать электронные письма или встретиться с каждым индивидуально.
• Проведите подготовку за 6–7 дней до собрания, чтобы коллеги успели внести свои предложения. Повестку дня следует завершить за 3–4 дня до мероприятия.
1. • Необязательно ограничиваться одной целью. Например, можно выслушать отчет о ходе работ, чтобы принять важные решения на будущее.

2. Сосредоточьтесь на вопросах, которые затрагивают больше пары человек. Если ситуацию можно разрешить при встрече всего двух коллег, то ее не нужно включать в повестку дня. Постарайтесь использовать ценное время на собрании, чтобы решить вопросы, которые касаются всех.

   • Например, если вам с коллегой нужно обсудить новый проект, организуйте отдельную встречу.
   • Если обсуждать вопросы, которые касаются лишь пары человек, остальные посчитают, что вы зря тратите их время. Вдобавок, собрать вместе большое количество людей всегда сложно, так что воспользуйтесь таким случаем с умом.

3. Сократите список вопросов. Необходимо правильно расставить приоритеты. Не всегда возможно рассмотреть все вопросы, поэтому оставьте только самое важное.

   • Например, нужно «утвердить сроки проектов», обсудить «отчет о ходе работ», «новые проекты», а также провести «групповое обсуждение идей». Можно решить, что групповое обсуждение идей допустимо перенести на другой раз, если у вас не останется времени.
   • Также можно запланировать малые совещания, чтобы решить вопросы, которые не попадают в повестку дня общей встречи.

4. В первую очередь рассмотрите самые важные вопросы. При подготовке обычно рекомендуется в первую очередь поднимать самые важные темы. Так все смогут обсудить ключевые вопросы еще до того, как участники выбьются из сил и станут менее внимательными.

   • Например, вопрос принятия важных решений может предшествовать отчету о ходе работ (если решения не зависят от результатов отчета).
   • Если собрание необходимо закончить пораньше или некоторым участникам нужно уйти еще до завершения мероприятия, то все важные вопросы уже будут решены.

5. Очертите время обсуждения каждого вопроса. Никогда не знаешь, сколько продлится обсуждение ситуации, но важно иметь хотя бы общее представление. Учитывайте общую продолжительность совещания и количество вопросов. Самым важным темам следует уделить больше времени, чем остальным вопросам.

Часть 2

Начните с заголовка для повестки дня и встречи. Заголовок должен показывать читателю, что он читает повестку дня. Также он должен отражать главную тему встречи. Выберите лучший вариант и укажите в верхней части нового документа. Заголовок должен быть простым и по существу.

• Например, используйте заголовок: «Повестка дня июльского собрания: обсуждение идей по новому проекту», - или: «Повестка дня собрания, август 2019 года: изменение сроков проекта».
• Используйте простой деловой шрифт вроде Times New Roman или Calibri.

1. Зарезервируйте время для приветствий. В этой части присутствующие могут поздороваться друг с другом. Также необходимо начать совещание и озвучить главные вопросы.

   • Если на встрече присутствует много незнакомых людей, то можно придумать общую тему.
   • Если повестка дня предназначена для большой встречи (например, на конференции), то данная часть займет немало времени. На офисном совещании приветствие обычно занимает пару минут.
   • Также можно предусмотреть на начало встречи возможные изменения в повестке дня.

2. Сформулируйте темы в виде вопросов, чтобы заинтересовать присутствующих. Краткие тезисы могут сбить с толку участников собрания. Вопрос содержит определенный контекст и позволяет обдумать ситуацию наперед.

   • Например, вместо слов «Сроки проектов» лучше написать: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?»
   • При необходимости каждый вопрос можно снабдить кратким описанием.

3. Укажите примерное время напротив каждого вопроса. Указывать время не обязательно, но такой подход поможет людям подготовиться. Например, в случае необходимости они смогут запросить дополнительное время.

   • Также участники смогут сократить свои замечания, если времени будет мало.

4. Продумайте порядок обсуждения каждого вопроса из списка. Порядок определит ваш подход к темам. Например, если нужно обсудить перенос сроков проекта, то все участники должны будут рассмотреть тему с разных сторон. Сообщите порядок, чтобы все понимали, как будет проходить собрание.

   • Например, для вопроса: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?» - можно определить такой порядок: «10 минут на обсуждение текущего состояния дел, 15 минут посвятить вопросу ускорения темпов производства, 10 уделить рассмотрению аргументов за и против, еще 5 минут на голосование по смещению сроков».

5. Определите ответственных за каждый вопрос. Укажите, кто должен взять слово при обсуждении конкретной темы. Для человека это не должно быть неожиданностью. Обсудите вопросы заранее и отразите принятое решение в повестке дня.

   • Если вы будете проводить все собрание, то укажите этот факт в верхней части повестки дня.

6. Зарезервируйте время для почетных гостей. Если на собрании ожидаются гости, которые будут участвовать в обсуждении важных тем, то им необходимо выделить отдельное время. Каждому гостю необходимо посвятить один пункт в повестке дня, даже если они будут участвовать сразу в нескольких темах. Так вам будет проще группировать вопросы и планировать время.

   • Лучше связаться с гостями заранее и уточнить время, которое им потребуется. Это позволит вам избежать неловкости и конфликтных ситуаций.

7. Оставьте время для других вопросов. Этот пункт повестки дня должен находиться в конце. Таким образом вы сможете поинтересоваться, имеются ли другие неотложные вопросы, которые нужно решить. Вдобавок, участники смогут вернуться к некоторым нерешенным проблемам или уточнить детали.

   • Этот пункт покажет участникам, что у них будет возможность затронуть вопросы, которых нет в повестке дня.
   • Также можно предусмотреть блок вопросов и ответов.

Часть 3

1. Укажите подробности встречи. Не забудьте указать время, дату и место проведения совещания. Также внесите имена всех участников, чтобы люди знали заранее, с кем они смогут встретиться и поговорить.

   • Также полезно сообщить список тех, кто обычно присутствует на таких собраниях, но в этот раз не сможет посетить мероприятие. Дайте понять, что они не будут присутствовать на встрече.
   • Приложите карту и указания для тех участников, которые ранее не посещали место проведения встречи.

2. Перечислите предварительные работы, которые следует выполнить до совещания. Возможно, коллегам необходимо прочитать определенные материалы или изучить предложенные решения. Также можно обдумать ряд вопросов.

   • Поместите этот блок в нижней части повестки дня. Выделите текст полужирным шрифтом или подчеркиванием, чтобы он не остался без внимания.

3. Перед рассылкой убедитесь в отсутствии ошибок. Некоторые участники могут рассчитывать на информацию в повестке дня, поэтому убедитесь в отсутствии ошибок и неточностей. Такой шаг - не просто учтивость, но признак внимания к деталям и уважения к присутствующим.

Инструкция

Начните подготовку повестки дня сразу же после принятия руководством решения о дате и теме совещания. По «горячим следам» вам будет легче сформулировать ее пункты. Кроме того, у вас будет достаточно времени на исправление первого варианта, если руководитель захочет внести поправки.

Выделите в теме собрания основные и второстепенные аспекты. Не перегружайте повестку дня мелкими вопросами, которые можно решить в рабочем порядке. Оптимальный вариант – включить 1-2 существенных пункта, в обсуждении которых заинтересована большая часть коллектива, и оставить время для оперативного решения менее важных вопросов, в том числе возникших в ходе собрания.

Сформулируйте пункты повестки дня. Избегайте многозначных или неясных предложений. Вопросы в повестке дня делайте максимально конкретными. Прочитав их, участник совещания должен легко понять суть проблемы и цель ее обсуждения. Если у вас возникли трудности, обратитесь за помощью к специалисту, который будет выступать с основным докладом по данной теме.

Каждый пункт должен начинаться с предлога «о» или «об»: «Об инициативе отдела продаж по проведению субботника» или «О перераспределении функций между отделом маркетинга и пресс-службой» и т.д. Если на обсуждение выносится какой-либо регламентирующий документ, пункт может звучать следующим образом: «Об утверждении Устава предприятия» или «О внесении изменений в должностные инструкции сотрудников секретариата» и т.д. Вопросы информационного характера, не требующие обсуждения, снабдите соответствующим пояснением в скобках или через двоеточие. Например, «О перспективных направлениях книгоиздательской деятельности: Отчет заместителя генерального директора о командировке на семинар».

Структурируйте повестку дня. На практике применяются два способа расположения вопросов: от наиболее важных к менее важным и от незначительных . Каждый вариант имеет свои положительные стороны. В первом случае в начале совещания рассматриваются главные вопросы. Сотрудники проявляют больше активности, усталость еще не влияет на них. Но обсуждение первого вопроса может затянуться, времени на решение мелких, но важных проблем не останется. Если же собрание начинается с менее важных пунктов, сотрудники постепенно включаются в ритм и к моменту объявления главного вопроса вполне настроены на конструктивный диалог.

Напечатайте повестку дня в соответствии с требованиями делопроизводства, принятыми в вашей организации. Кроме собственно вопросов для обсуждения укажите дату, время, место , основных докладчиков, участников и приглашенных специалистов. Утвердите документ у руководителя организации. Оригинал повестки дня вы позже приложите к протоколу заседания. На основании утвержденной повестки подготовьте информационное письмо или объявления для сотрудников.